Przetargi budowlane to dobre źródło przychodów dla firmy. Korzystają z niego wszystkie największe polskie spółki branżowe: Budimex, STRABAG, PORR, Erbud, Mirbud, Unibep, Mostostal, Skanska i inne. Pewnie nie masz ambicji, żeby prowadzić podobnego potentata, dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby podpisywać kontrakty na mniejsze kwoty. Rynek zamówień publicznych pełny jest projektów o najróżniejszej skali: od budowy autostrad, przez wznoszenie prestiżowych instytucji kultury, aż na remoncie kamienicy kończąc. Sam określasz co Cię interesuje i na jakie przetargi budowlane chcesz wysłać ofertę. Zanim jednak podasz swoją cenę, musisz zapoznać się z dokumentami zamówienia. Te bywają czasami niejasne. Co w tej sytuacji możesz zrobić?

Jak wyglądają przetargi na roboty budowlane

Wspomnieliśmy już, że przetargi remontowo-budowlane bywają różne. W związku z tą ich odmiennością, mogą być rozstrzygane na kilka sposobów. Naszą intencją nie jest w tym momencie dokładne rozpisanie wszystkich wariantów, bo to zbyt skomplikowany temat. Skupmy się na trybie najpopularniejszym, który ma zastosowanie w prawie 90% przypadków na rynku zamówień publicznych. Procedura naboru ofert jest tu wyjątkowo prosta:

• Krok 1 – zamawiający ogłasza przetargi budowlane.

• Krok 2 – Wykonawcy zapoznają się z dokumentacją zamówienia.

• Krok 3 – Wykonawcy składają swoje oferty elektroniczne.

• Krok 4 – Zamawiający wybiera propozycję najkorzystniejszą.

Banalne prawda? Niestety jest tu parę pułapek. Intencją każdego podmiotu jest ich unikać. Nikt nie chce problemów. Ty też, prawda?

Spora część z nich wynika z niezrozumienia przedmiotu zamówienia, czyli patrząc na nasz schemat ofertowania – z niejasności powstałych w drugim kroku. To o nich chcemy Ci dzisiaj opowiedzieć. Podpowiemy też, jak się przed nimi bronić.

Przetargi budowlane – skąd pobrać dokumentację zamówienia?

Przetargów budowlanych w 2023 roku nie sposób szukać bez pomocy odpowiedniej bazy. No chyba, że chcesz odwiedzać tysiące witryn internetowych dziennie, narażać się na ryzyko pominięcia atrakcyjnego zlecenia, tracić cierpliwość na pobieranie pokaźnych plików. To jednak metody przedpotopowe. Od wielu lat istnieje wyszukiwarka przetargów budowlanych oferent.com.pl, która te wszystkie czynności zrobi za Ciebie. Po wpisaniu odpowiedniej frazy lub określeniu filtrów, ukazuje się zbiór aktualnie prowadzonych przetargów remontowo-budowlanych. Zapewniam, jest ich bardzo dużo. Jeśli któryś Cię zainteresuje, wystarczy że klikniesz w pobranie dokumentacji zamówienia.

Najważniejsze dokumenty w przetargach na roboty budowlane

Jak wygląda dokumentacja zamówienia? To zbiór plików w formatach pdf, doc, excel, espd, zip i innych. Ile ich jest? Różnie. Czasami kończy się na pięciu, przy bardziej skomplikowanych przetargach budowlanych może być ich dwadzieścia, albo nawet więcej. Roboczo możemy podzielić je na pewne grupy:

• Ogłoszenie o zamówieniu – to dokument istotny dla zamawiającego. Wykonawcy bardzo często nawet go nie otwierają.

• Formularze i oświadczenia – ważna część dokumentacji przetargów budowlanych, ale dopiero na etapie składania oferty i tuż przed podpisaniem umowy.

• Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) – to tam znajdują się informacje o terminie składania ofert, kryteriach oceny, wysokości wadium, wymaganych środkach dowodowych czy przedmiocie zamówienia.

• Dokumentacja techniczna, szkice, schematy –uszczegóławiają opis przedmiotu zamówienia zawarty w SWZ.

Na etapie rozpoznawania projektu, najważniejsze są ostatnie dwa dokumenty.

Masz wątpliwości do SWZ? Zadaj pytanie zamawiającemu prowadzącemu przetargi budowlane

Nie wiedzieć jest rzeczą ludzką. A w przypadku startowania w przetargach budowlanych w 2023 roku, wątpliwości są często oznaką doświadczenia i skrupulatności, nie zaś braku kompetencji. Spójrzmy na problem szerzej. Jeśli do wykonania są prace remontowe w budynku Urzędu Gminy, zamawiający musi opisać je szczegółowo. Podaje więc zakres prac, wymagane parametry techniczne urządzeń, kolory farb i wiele innych elementów. Czy jednak w tym opisie zamieści wszystko? Raczej wątpliwe. Bardzo często jest też tak, że zleca wykonanie tych czynności podmiotowi trzeciemu. Ten przygotowuje projekt, który później jest podstawą złożenia wniosku o dofinansowanie. Mijają dni, miesiące, lata, a gmina nadal czeka na decyzję. W końcu jest, pozytywna. Ogłasza się przetargi na roboty budowlane i załącza pierwotny projekt, który jednak po kilku latach zawiera rozwiązania historyczne. Świat się zmienia, powstają nowe technologie, wychodzą kolejne normy. Wykonawca nie dysponuje już materiałami modnymi w 2018 roku. Co w tej sytuacji należy zrobić? Zadać pytanie.

Do kiedy można wysłać wniosek o wyjaśnienie treści SWZ w przetargach budowlanych?

Kto pyta, nie błądzi. To powiedzenie idealnie sprawdza się w przetargach budowlanych w 2023 roku. Wątpliwości można mieć do różnych kwestii:

• Zapisów w projekcie umowy.

• Parametrów technicznych.

• Zastosowanej technologii.

• Terminu wykonania.

• Podziału płatności.

I wielu innych. Każda osoba (nie musi być to wykonawca) ma pełne prawo wysłać wniosek o wyjaśnienie niejasności, a zamawiający ma obowiązek udzielić na niego odpowiedzi. Pod warunkiem jednak, gdy ten wpłynie w określonym terminie. Jakim? W ustawie Prawo zamówień publicznych mowa o 14 lub 7 dniach przed datą zakończenia składania ofert. Tę drugą wartość stosujemy tylko wtedy, gdy występuje pilna potrzeba udzielenia zamówienia. Dla swoich własnych wyliczeń najlepiej zatem przyjąć 14-dniowy bufor czasowy. Jak dokładnie go obliczyć? Spójrz na przykład.

Termin składania ofert w przetargach remontowo-budowlanych to 28 lutego 2023 roku. Odejmujemy od niego 14 dni. Ostatnim dniem na złożenie wniosku jest 14 lutego 2023 roku. Co ważne, wnioski mogą wpływać do północy danego dnia. Nie ma tu znaczenia godzina zamknięcia naboru.

Warto w tym miejscu odnotować, że wspomniane terminy dotyczą projektów o wartości przekraczającej progi unijne. Dla zamówień krajowych są to 4 dni.

Co się stanie, jeśli wniosek wpłynie za późno?

Wspomnianej daty lepiej pilnować. Masz wtedy pewność, ze zamawiający odpowie na Twoje wątpliwości. Jeśli jednak spóźnisz się z wysyłką, nic wielkiego się nie stanie. Podmiot prowadzący przetargi remontowo-budowlane może nadal na niego odpowiedzieć. I większość faktycznie tak robi. Kluczowa jest tu sensowność pytań. Musisz wziąć pod uwagę, że zamawiającemu zależy na należytym wykonania zadania. On chce mieć dobrze zrobioną pracę, Ty wynagrodzenie na czas. Cele są wspólne. Jeśli więc Twoje pytania są sensowne i wnoszą coś do zamówienia, na pewno uzyskasz odpowiedź. Jeśli jednak wynikają one z niedoczytania SWZ, zamawiający taki spóźniony wniosek pozostawi bez rozpatrzenia.

W jakim czasie zamawiający udziela wyjaśnień?

Podobnie jak w przypadku wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, odpowiedź zależy od konkretnego przypadku:

• 6 dni dla postępowań unijnych,

• 4 dni dla postępowań unijnych, w których występuje pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

• 2 dni dla postępowań krajowych.

Jeśli zamawiający spóźni się z odpowiedzią, musi wydłużyć termin na składanie ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich wykonawców z nowymi wyjaśnieniami.