Każdy podmiot przystępujący do realizacji zamówienia publicznego oczekuje określonych korzyści. Najczęściej jest to konkretna kwota zysku, ale zdarzają się także inne pobudki. Nauka, zdobycie poleceń w okolicy, referencje – to kolejne z wachlarza zalet towarzyszących przetargom. Żeby nasze plany zostały zrealizowane, niezbędne jest należyte wykonanie umowy. Co to jest? Dlaczego warto obsługiwać jednostki publiczne w sposób profesjonalny?

Co to znaczy należyte wykonanie umowy?

Pewnie niejednokrotnie już słyszałeś to pojęcie, ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co to znaczy należyte wykonanie umowy? I czemu należyte, a nie staranne, terminowe czy właściwe? W doktrynie zamówień publicznych za należyte wykonanie umowy zwykło się przyjmować taką realizację, która jest zgodna z dokumentacją zamówienia (w szczególności z SWZ) oraz z prawem branżowym. Inaczej mówiąc, chodzi tu o zadania wykonane profesjonalnie, w założonym czasie, respektujące odpowiednie normy i warunki techniczne¹. Słowo ‘należyte’ ujęte zostało między innymi w ustawie Prawo zamówień publicznych² czy rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii³, niemniej zgodnie z wyrokiem KIO nr 2149/18, może ono zostać zastąpione w referencjach przez inne sformułowania „jeśli odbiorca dostawy oświadcza, że odebrał ją bez zastrzeżeń, to znaczy to tyle, że nie było zastrzeżeń co do jakości jej wykonania, czyli że wykonano ją należycie”⁴.

Do czego może prowadzić nienależyte wykonanie umowy?

Nienależyte wykonanie umowy może być problemem dla Twojej firmy. I to problemem wykraczającym poza ten jeden kontrakt. Nasze doświadczenie pokazuje, że są cztery główne powody, które powinny skłonić Cię do należytego wykonania przetargów. Są to

• Dodatkowe koszty.

• Przeciągający się proces odbiorowy.

• Brak referencji.

• Zamknięcie sobie drogi do realizacji zadań publicznych w okolicy.

Należyte wykonanie umowy a dodatkowe koszty

Przystępując do zamówienia publicznego, powinieneś wiedzieć, jak wykonywać przetargi publiczne. Musisz dokładnie zweryfikować zakres projektu, oczekiwaną przez zamawiającego technologię, a także warunki, w jakich przyjdzie Ci wykonywać roboty budowlane lub usługi. Mimo świadomości tych obowiązków, czasami wykonawcy ignorują któryś z tych elementów. Zakładają, że skoro w projekcie technicznym nie wspomniano o żadnych problemach, to wizja lokalna jest niepotrzebna. Takie myślenie bywa zgubne i może prowadzić do konieczności wykonania nieodpłatnych prac (np. wymian przewodów na nowoczesne, wykonanie dodatkowych przekopów czy zapewnienia dodatkowego oprzyrządowania). To pociąga za sobą koszty i zmniejsza rentowność całego działania. Żeby przetarg był należycie wykonany i nie generował nowych wydatków, powinieneś się do niego dobrze przygotować.

Należyte wykonanie przetargów a przeciągający się proces odbiorowy

Nie każdy wykonawca realizujący działania gospodarcze w Polsce ma doświadczenie w obsłudze jednostek publicznych. A to jest wymagane, jeśli finalizacja przetargów ma nastąpić sprawnie. Problemy mogą dotyczyć wielu kwestii:

• Nieznajomości przepisów prawa.

• Nieefektywnej komunikacji.

• Złego planowania.

• Warunków atmosferycznych.

• Braku wiedzy na temat zasad sporządzania dokumentacji powykonawczej.

• Konieczności dostosowania harmonogramów do godzin funkcjonowania jednostek publicznych (przykładowo wyłączenia prądu w szkołach są zazwyczaj wykonywane wieczorami lub nocami).

To wszystko może prowadzić do opóźnień w odbiorze, a w konsekwencji także nienależytego wykonania umowy. Stąd już prosta droga do naliczenia kar umownych i problemów w przyszłości. Nowy wykonawca na rynku, jeszcze przed złożeniem oferty, powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, jak wykonywać przetargi publiczne, a jeśli odpowiedź jest niejasna, wspomóc się kompetencjami osób, które mają duże doświadczenie w tym zakresie.

Nienależyte wykonanie umowy a brak referencji

Jednym z efektów nienależytego wykonania przetargów może być także brak wystawienia referencji lub wystawienie ich z adnotacją o problemach podczas realizacji. Jak wiadomo ten dokument może być później wykorzystywany w dwóch celach:

• Jako wizytówka firmy.

• Jako środek dowodowy, który jest podstawą ubiegania się o kolejne zamówienia.

Brak referencji może być sporym problemem dla początkujących wykonawców, którzy nie mogą ich zastąpić innymi dokumentami.

Nienależyte wykonanie umowy a działania w przyszłości

I wreszcie ostatni z powodów, dla których warto postarać się o należyte wykonanie przetargów. W praktyce zamówień publicznych zdarzają się sytuację, że do postępowania przystępuje wykonawca, z którym zamawiający współpracował już wcześniej, a efekty tej kooperacji są dalekie od optymalnych. Czy w tej sytuacji zamawiający może w jakiś sposób wpłynąć na losy listy rankingowej? Okazuje się, że jak najbardziej tak. Może wykorzystać dwa narzędzia:

• warunki udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia wykonawcy,

• fakultatywne przesłanki wykluczenia, w szczególności z art. 109 ust. 1 pkt 5 i pkt 7 ustawy Pzp.

Zamawiający ma więc prawo wykluczyć z postępowania wykonawcę, który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe lub nienależycie wykonywał istotne zobowiązanie wynikające z wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niestety informacje o problemach lubią się rozchodzić, dlatego zła sława w jednej gminie, może bardzo szybko rozprzestrzenić się na inne jednostki lokalne.

Należyte wykonanie przetargów najlepszą drogą do kolejnych zleceń

Zamówienia publiczne są jednym z podstawowych sposobów dywersyfikacji działalności spółek w wielu branżach Prawidłowe i terminowe wykonanie jednego przetargu, może przyczynić się do zdobycia kolejnych kontraktów. Jak pokazują dane Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, liczba potrzeb gmin, przedszkoli czy szpitali jest praktycznie nieskończona⁵. Jeśli i Tobie zależy na stabilnym źródle zleceń, odwiedź bazę przetargów. Zawiera ona wykaz aktualnie prowadzonych postępowań z całej Polski. Dzięki niej szybko wyszukasz nowe szanse na czerpanie zysków dla Twojej firmy. Platforma proponuje dla nowych klientów darmowy okres próbny, w którym oprócz przetargów będziesz mógł zweryfikować pojawiające się zlecenia czy licytacje komornicze.